HR-Software und typische Denkfehler über ihren Mehrwert

In seinem Gastbeitrag für den KHRC-Blog widerlegt David Hajizadeh, einer der Gründer von staffboard, einem Partnerunternehmen von KHRC, einige der häufigen Annahmen über den Mehrwert von HR-Management-Systemen gerade für Start-ups und kleinere Unternehmen.
Im Dialog mit Unternehmern aus jungen Start-ups und kleineren KMU hören wir immer wieder diese eine Killerphrase: “Eigentlich sind wir ja noch zu klein für eine HR-Software!”

 

Das ist schade, denn vielfach wirkt diese Aussage unbedacht und wenig reflektiert. Der Eindruck bleibt: Die Bedeutung von HR allgemein und somit der Nutzen einer HR-Software im Besonderen wurde wahrscheinlich noch nicht erkannt. Umso wichtiger erscheint es, einmal grundlegend mit den Denkfehlern bezüglich des Mehrwerts einer HR-Software aufzuräumen…

Hier ein paar der typischen Argumente – und warum sie nicht wirklich zutreffen:

„Für das bisschen HR benötige ich doch keine Software!“

Sind wir doch einmal ehrlich: Streng genommen geht es gar nicht darum, ob man die im HR anfallenden Aufgaben als viel oder wenig einstuft. Vielmehr sollte im Fokus stehen, den Aufwand bei operativen, administrativen und vor allen Dingen wiederkehrenden Aufgaben massiv zu reduzieren. Und die meisten wissen es doch selbst: Vermeintliche „2-Minuten-Aufgaben“ dauern in Wahrheit immer länger als gedacht und lenken von den eigentlich wichtigen Themen ab. Beispielsweise das Versenden von Personalbögen und die Prüfung und Weitergabe der Daten an den Steuerberater. Warum sollten nicht die Mitarbeiter Teile ihrer Stammdaten eigenständig ändern können, etwa eine neue Anschrift nach Umzug oder eine neue Bankverbindung nach dem Wechsel des Kreditinstituts?

Und genau hier kann eine HR-Software wirklich helfen, Informationen übersichtlich bereitzustellen und Prozesse besser abzubilden. Ich steigere damit meine operative Effizienz durch mehr Überblick, Digitalisierung und Automatisierung. Das schafft mir Freiraum UND Fokus für mehr strategische Personalarbeit und bessere unternehmerische Entscheidungen. Außerdem lege ich den Grundstein für Skalierbarkeit und Flexibilität bei der weiteren Entwicklung meiner Organisation. Die Software ist eine Art smarter Assistent, der dabei hilft, nichts zu vergessen….

„Ich habe doch auch so den Überblick über alle wichtigen Personalthemen!“

Natürlich, viele Informationen hat man irgendwie im Hinterkopf, weiß sie implizit oder kennt diejenigen Ansprechpartner, die es wissen: Beispielsweise die anstehende Gehaltserhöhung einer Mitarbeiterin oder den bevorstehenden Austritt eines Mitarbeiters. Aber wollen Sie wirklich so arbeiten und das Feld „Kollege Zufall“ überlassen? Können Sie wirklich sichergehen, keine entscheidenden Situationen aus den Augen zu verlieren? In der Realität gibt es nicht nur ab und an mal „kleinere Informationslücken“. Vielfach sind wenig transparente Strukturen auf breiter Basis die Regel. Doppelarbeiten und Intransparenz sind typische Folgen – und damit verbunden auch Unzufriedenheit. Nicht nur für die Prozessbeteiligten im HR-Team, sondern auch für die Mitarbeiter selbst, etwa, wenn sie zum Beispiel gar nicht einsehen können, wie viele Tage Resturlaub sie noch haben.

Abhilfe schafft eine HR-Software durch eine transparente Darstellung von Informationen und Personalprozessen. Damit baue ich eine Struktur auf, die mir Datenschutzkonformität und Datensicherheit per System gewährleistet. Die in der HR-Software verarbeiteten Informationen liegen in Echtzeit vor und können direkt ausgewertet werden – dabei müssen sie nicht zwangsläufig die Software verlassen. Zusätzlich dazu ist eine einfache Einbindung von und ein kontrollierter Datenaustausch mit externen Prozesspartnern (z.B. Steuerberater, Lohnbüro, Trainer, HR-Experten und viele mehr) möglich, was mir wiederum Zeit spart, für mehr Transparenz sorgt und personenbezogene Daten schützt.

„Das schafft doch keinen Mehrwert für Mitarbeiter oder Bewerber!“


Man kann nicht darum herumreden: In der Vergangenheit wurde der HR-Bereich vielfach sehr stiefmütterlich behandelt. HR galt – und manchmal ist das noch immer so – in erster Linie als Cost Center. Der wirkliche Wert beziehungsweise die „Wertschöpfung“ für die Organisation wird vermeintlich woanders generiert. Dabei sollte doch allen klar sein: Was Wertvolleres als meine eigenen Mitarbeiter mit ihren Kompetenzen, Ihrem Engagement und Ihrer Leidenschaft habe ich nicht. Letztlich sind es doch sie, die meine Unternehmenshülle zu einem lebendigen Organismus machen. Also sollte ich sie hegen und pflegen und unbedingt in HR investieren.

Eine HR-Software hat wesentlichen und unmittelbaren Einfluss auf die Beziehung von Mitarbeitern und Bewerbern mit meiner Organisation. Mit digitalen Systemen kreiere ich sinnvolle Touchpoints für Bewerber und Mitarbeiter: Etwa über das Bewerbermanagement und einen Self-Service-Bereich, in dem Mitarbeiter Zugriff auf alle für sie wichtigen Informationen haben. Das ist ein nicht zu unterschätzender Beitrag für eine Verbesserung der „Candidate und Employee Experience“, und damit eine Steigerung der Zufriedenheit meiner Bewerber und Mitarbeiter. Speziell durch digitale HR-Prozesse nehmen sie ihren (künftigen) Arbeitgeber noch expliziter als bisher als eine moderne und zukunftsfähige Organisation wahr. Automatisch schaffe ich so eine besondere Positionierung, die sich auszeichnet durch Mitarbeiterfokus, innovative Prozesse und digitale Unternehmenskultur.

Zu guter Letzt bleibt der wohl wichtigste Effekt noch zu erwähnen: Weil eine HR-Software wiederkehrende und oft aufwändige, administrative Prozesse besser strukturiert, habe ich mehr Zeit für meine Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse. Damit zeige ich echte Wertschätzung für mein Team. Und das zahlt immer auf die Mitarbeiterzufriedenheit ein!

Fazit

Wer jetzt noch meint, eine HR-Software wäre nicht zeitgemäß oder passe nicht zur aktuellen Situation, agiert weder vorausschauend noch nachhaltig. Speziell in diesen Zeiten kann ich es mir als moderne Organisation eigentlich überhaupt nicht mehr leisten, keine HR-Software zu nutzen. Die Kosten, keine HR-Software zu haben sind substantiell höher als die meist sehr überschaubaren Gebühren von in der Regel wenige Euro pro Mitarbeiter und Monat.

Was gleichermaßen für Unternehmer und Personaler WIRKLICH zählt: Gestalten auch Sie aktiv die Zukunft Ihrer Organisation! Denn Mitarbeiter sind einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren in jeder Organisation. Und eine HR-Software ist einer der Schlüssel für modernes Personalwesen in allen Facetten. Nutzen Sie diese Impulse für bessere HR-Arbeit – etwa mit staffboard.

 

* Anmerkung: Der Begriff „Organisation“ soll synonym stehen für „Unternehmen“. Es geht hier jedoch um mehr als nur Unternehmen im Sinne einer Kapitalgesellschaft: Denn auch zahlreiche Non-Profit-Organisationen wie eingetragene Vereine, Verbände oder anderweitig der Gemeinnützigkeit verpflichtete Konstrukte befassen sich zunehmend mit digitalen HR-Lösungen für Recruiting, Mitarbeiterverwaltung oder Personalentwicklung. Deshalb möchten wir diese explizit mit einschließen.

 

Autor:

 

 

 

 

 

 

David Hajizadeh ist Gründer von staffboard. Sie erreichen ihn unter david@staffboard.de

 

Mehr über staffboard

Die Macher bei staffboard sind davon überzeugt, dass Menschen ein zentraler Erfolgsfaktor in jeder Organisation sind. Sie arbeiten daran, dass der Bereich HR zu einem der mächtigsten Treiber für den Wandel in Organisationen wird. Aus diesem Grund haben David Hajizadeh und Besnik Ruhani 2014 staffboard gegründet und eine ganzheitliche digitale Lösung für strategisches Personalmanagement und Organisationsentwicklung geschaffen. Anspruch von staffboard ist es, den Arbeitsalltag von allen HR-Verantwortlichen fundamental zu verbessern und ihnen mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben und das Kerngeschäft zu schenken.

staffboard ist ein Kooperationspartner von KHRC. Erfahren Sie unter www.staffboard.de mehr darüber, wie staffboard Startups, kleine und mittlere Unternehmen, digitale Innovationsabteilungen von Konzernen sowie Non-Profit-Organisationen noch erfolgreicher macht!

 

 

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Praxiseinstieg im Remote-Modus? – Das geht super!

…auch wenn man es zunächst nicht gedacht hätte. Findet zumindest Aicha Hamsho Kaade, die in diesem Beitrag über ihre Erfahrungen und Erlebnisse aus den ersten Wochen bei KHRC berichtet.

Liebe Leserinnen und Leser,
Im Remote–Modus arbeiten? Als Prof. Quenzler uns in der Human Resources – Vorlesung gefragt hat, was wir Studenten über Home-Office und virtuelle Zusammenarbeit denken, war es für mich unvorstellbar, bereits zu Beginn meiner Praxiserfahrung in diesem Arbeitsstil zu arbeiten. Ich habe kopfschüttelnd gesagt: „Später ja, aber erstmal nicht und schon gar nicht während meiner Anfangszeit als Absolventin“.

Mein Name ist Aicha Hamsho Kaade. Ich bin 23 Jahre alt und gebürtige Neuburgerin. Neuburg, das ist die Stadt mit dem tollen Schlossfest, das alle zwei Jahre die Zeiten der Renaissance wiederaufleben lässt. Also, im letzten Jahr konnte es wegen der Pandemie nicht stattfinden, aber es kommen auch wieder bessere Zeiten. Ich studiere Betriebswirtschaftslehre an der Technischen Hochschule Ingolstadt. Bei meiner Schwerpunktwahl habe ich mich für Personalmanagement und Controlling entschieden. Dabei stand Personalmanagement schon früh fest, weil mich das schon im Abitur sehr interessiert hat. Und da ich mit Zahlen gut umgehen kann, habe ich Controlling gewählt. Ich bin der Meinung, Zahlen sind wichtig, haben eine große Aussagekraft und sind eine gute Ergänzung zum Schwerpunkt Personal.

Aber zurück zu meinem Praxissemester bei KHRC. Weil unser Team an unterschiedlichen Standorten sitzt, habe ich von Anfang an mit Virtual Collaboration Tools gearbeitet. In den regelmäßigen Jour Fixe besprechen wir zum Beispiel im Team alle aktuellen Themen, Termine, Ergebnisse der Woche und kommende Aufgaben. Mit Beginn des zweiten Lockdowns hat KHRC mir dann freigestellt, ob ich im Büro oder von zu Hause arbeiten möchte. Um das Infektionsrisiko gerade während der Fahrt zum Büro mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu reduzieren, habe ich mich entschlossen, bis auf weiteres Remote zu arbeiten. Einerseits finde ich die Möglichkeit sehr verantwortungsvoll von KHRC, andererseits spare ich so die täglichen Fahrtzeiten. Und die virtuelle Zusammenarbeit, auch mit den Kunden, funktioniert ja sehr gut, gerade wenn man sich erstmal persönlich kennengelernt hat. Also, nach drei Monaten Praktikum bei KHRC im Remote-Modus kann ich mit breitem Lächeln und positiver Erfahrung sagen – ich find‘ es super!

Ich habe ja schon oft den Satz gehört „Das Gelernte im Studium brauchst du danach eh nicht mehr. Die Praxis schaut doch ganz anders aus als in den Büchern.“ Dieser Aussage muss ich widersprechen, denn bei KHRC sind mir sehr viele Themen wieder begegnet, die ich zuvor an der Hochschule theoretisch gelernt hatte.

Bei KHRC arbeite ich an spannenden Themen aus den Bereichen HR-Controlling, Employer Branding, Talent Management und Organisationsentwicklung. Gleich zu Beginn konnte ich ein Employer Branding Thema in der Praxis bearbeiten. Anhand eines von KHRC entwickelten Index-Modells habe ich die Arbeitgeberattraktivität unterschiedlicher Unternehmen beurteilt. Der Employer Attractiveness Index von KHRC unterscheidet sich von den üblichen Arbeitgeberrankings durch differenzierte Beurteilungskriterien und eine hohe Nachvollziehbarkeit. So erhalten die Arbeitgeber Aufschluss darüber, in welchen Bereichen sie bereits attraktiv aufgestellt sind und wo sie ihre Attraktivität noch steigern können.

Die Senior Partner Alfred Quenzler und Dario Schuler stehen mir jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Meine Fragen kann ich aber auch mit Josef Schelchshorn diskutieren. Er war früher Personalvorstand von MAN und SEAT. Ich kann nur sagen, ich glaube, ich bin auf dem einem guten Weg, selbst Expertin zu werden.

Ich arbeite in Projekten mit und nehme an Kundenterminen teil, die derzeit alle über Virtual Collaboration Tools stattfinden. Unter anderem arbeite ich in einem Kundenprojekt, das zeitgleich mit meinem Praktikum gestartet ist. So war ich von Beginn an dabei. In dem Projekt geht es um den Aufbau eines strukturierten Berechtigungskonzeptes. Es soll dafür sorgen, dass jeder Mitarbeiter nur die Berechtigungen hat, die er zum Ausüben seiner Tätigkeiten tatsächlich benötigt. Außerdem kümmere ich mich um administrative Aufgaben wie Terminvereinbarungen und das Pflegen von Kundendaten.

Auch habe ich die Chance genutzt, an zwei ganztägigen Workshops mit der Führungsmannschaft eines Kunden mitzuwirken .Ziel war die Entwicklung eines Führungsleitbilds und die Stärkung der Führungskompetenz. Ich war bereits in die Konzeption der Workshops und die Erstellung der Unterlagen einbezogen. Mit diesem Wissen war es dann umso spannender, die Workshops mitzuverfolgen, zu analysieren und zu dokumentieren. Besonders interessant fand ich, wie zwei gleich aufgebaute Workshops aufgrund der Dynamiken in beiden Gruppen so unterschiedlich verlaufen können. Es erfordert viel Menschenkenntnis und einen wachen Geist, um einen Workshop individuell und spontan an die Interaktion der Teilnehmer anzupassen. Auch hier habe ich innerhalb kurzer Zeit viel lernen können.

Damit ein solcher Workshop wirklich sinnvoll ist, müssen die Moderatoren möglichst individuell auf die Bedürfnisse der Teilnehmer eingehen. Es geht darum, den Führungskräften ihre Stärken aufzuzeigen, ihnen beim Erkennen von Schwächen zu helfen, und mit ihnen Wege zu entwickeln, wie Schwächen irrelevant werden durch die gezielte Nutzung von Stärken. Interessant für mich war, dass Führungsmannschaften offenbar als Gremien funktionieren, die selber entscheiden, was sie für richtig halten. Aber wer sollte ihnen auch sagen, was sie tun sollen? Dafür sind sie ja als Führungskräfte schließlich da. Schließlich denke ich, dass es schon einige Erfahrung braucht, um einen Workshop zielgerichtet zu moderieren und gleichzeitig seinen Verlauf und die Reaktionen der Teilnehmer zu beobachten. Wie Sie sehen, habe ich viel gelernt. Ich bin zuversichtlich, dass mir das auch in Zukunft sehr weiterhelfen wird. Ach ja, und die Verpflegung war auch super lecker.

Zu meinen weiteren Aufgaben gehört das Führen des Social Media Accounts der KHRC GmbH. Dazu gehören LinkedIn und Xing. Hier prüfe ich täglich, ob es interessante Beiträge gibt, zu denen wir etwas beitragen können. Und ich kümmere mich um das Posten von Neuigkeiten von KHRC. Außerdem pflege ich die KHRC-Webseite und arbeite bei ihrer Neugestaltung mit. Ich aktualisiere Inhalte und gebe Feedback zu Blog-Beiträgen vor deren Veröffentlichung. Tja, und dann darf ich -wie heute- auch selbst mal einen schreiben.

Ich hoffe ich konnte Ihnen kleine Einblicke in mein Praxissemester bei KHRC geben. Vielen Dank für das Interesse und Lesen meines ersten Blog-Beitrags.

Autor:

Aicha Hamsho Kaade. Sie erreichen sie unter aicha.hamsho@khrc.de

 

 

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Von der Absolventin zum Young Professional – Meine ersten zwei Monate in einem agilen Unternehmen

Liebe Leserinnen und Leser,

ich freue mich den neuen KHRC-Blog um eine weitere Beitragsreihe zu ergänzen. Vielleicht gleich zu Beginn – dies wird eine etwas andere Art von Beitrag werden – eher eine Art kurzer Erlebnisbericht über meine bisherige Zeit bei KHRC, aber dazu später mehr. Jedenfalls hat das KHRC-Team, zu dem ich seit 01. April zähle, mir das Verfassen einer eigenen Beitragsreihe angeboten. Das heißt also konkret, dass ich von Zeit zu Zeit gerne über meine Erfahrungen als Berufseinsteigerin berichten werde.

Bevor ich anfange über meinen Berufseinstieg zu sprechen, würde ich zu Beginn gerne kurz von mir persönlich erzählen. Mein Name ist Nicole Salomon, ich bin 22 Jahre alt und in Nürnberg geboren – „a waschechde Frängin hald“ wie man bei uns sagen würde. Ich komme aus einem Ort in der Nähe des wunderschönen Rothsees. Für meine Freizeit habe ich mit dem Bouldern ein neues Hobby entdeckt. Ich liebe Hunde und allen voran meinen dreieinhalb Jahre alten Labrador Barney.

Für das Studium der Betriebswirtschaft hatte es mich an die Technische Hochschule Ingolstadt verschlagen. Als Schwerpunkte hatte ich Personalmanagement und Marketing gewählt. Vor allem das Personalmanagement hat mich seither nicht mehr losgelassen. Im März schloss ich mein Studium an der THI erfolgreich ab und darf mich nun offiziell Junior Consultant bei KHRC nennen. Zuvor konnte ich bereits seit Januar durch einen Projektvertrag bei einzelnen Tätigkeiten unterstützen und dadurch erste Einblicke in das Leistungsspektrum gewinnen.

Inzwischen sind also schon mehr als zwei Monate vergangen, seit ich mein Ingolstädter Büro bezogen habe. Zu dem gehört eine komplette Küche und -nicht zu vergessen- eine eigene Terrasse!

Zugegeben hatte ich zu meinem Arbeitsbeginn etwas Bedenken was die Einarbeitung im Zuge der Coronakrise und Kontaktbeschränkung für mich bedeuten würde. Aber das Anlernen im Remote-Modus funktioniert dank der Collaboration-Tools wie Zoom oder Microsoft Teams nun bereits seit 10 Wochen sehr gut.

Flexibilität wird bei KHRC großgeschrieben, vor allem in Bezug auf den Arbeitsort. So kann ich bereits als Berufseinsteigerin die Möglichkeit nutzen, im Homeoffice zu arbeiten. Im Team tauschen wir uns überwiegend per Microsoft Teams aus, halten unsere Meetings darüber ab und haben die Möglichkeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Auch viele meiner Arbeitsaufträge veröffentliche ich nach Fertigstellung über dieses Tool.

Die Abstimmungen zu aktuellen Projekten und Aufträgen führen wir per Videoanruf durch, welche natürlich das reale Miteinander nicht ersetzen können, jedoch in Krisenzeiten wie diesen annähernd das Gefühl vermitteln, als würde man sich in Real Life gegenübersitzen. Auch Termine mit Kunden werden virtuell wahrgenommen.

Es ist spannend, welche Features die Collaboration-Tools ermöglichen. So habe ich mich etwa mit technischen Lösungen für Workshops befasst, bei denen sich die Teilnehmer auch virtuell in Gruppen zusammensetzen können, um später erneut ins Plenum zurückzukehren und dort Gruppenergebnisse zu präsentieren. Anschließend können sich die Teilnehmer in neuen Teams zusammenfinden. Was darf im virtuellen Raum ebenfalls nicht fehlen? Richtig, die passende Hintergrundatmosphäre. So kann man es sich etwa während eines Meetings im Weltall oder auf den Malediven gemütlich machen, indem man selbst einen virtuellen Hintergrund wählt – selbstverständlich auch eine gute Idee, um die Blicke vom Home-Office fernzuhalten, in dem wieder mal sagen wir „eine kreative Atmosphäre herrscht“.

In meiner bisherigen Zeit bei KHRC habe ich vielfältige Aufgabenbereiche bearbeitet und kann sagen, dass kein Tag wie der andere ist und dementsprechend abwechslungsreich. Auch in Bezug auf die Arbeitszeit ist Flexibilität gefragt. Natürlich ist nicht immer jeder Tag vollständig planbar, da spontan andere Aufgaben Priorität bekommen können. Das bedarf einer gewissen Selbstorganisation. Man lernt schnell über sich hinauszuwachsen, was nach meiner Vorstellung gerade als junger Mensch und Berufseinsteiger von essenzieller Bedeutung ist. Eigene Projekte und vor allem Herausforderungen zu meistern, sind die Fundamente der Erfahrung. Selbständiges Arbeiten sowie kontinuierliche Lernbereitschaft und Struktur sind erforderlich, um Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Die Erfahrungen, die ich in den Bereichen Employer Branding, HR-Controlling, Kompetenz- und Organisationsentwicklung sammeln kann, helfen mir die im Studium erlernten Inhalte in die Praxis umzusetzen. Darüber hinaus freut es mich, von den KHRC-Experten zu lernen, die jahrelange Führungserfahrung auf diesen Gebieten vorweisen. Das Arbeitsklima ist dabei stets geprägt von Führung auf Augenhöhe, Wertschätzung und Offenheit.

Research und Organisation zählen ebenso zu meinen Aufgaben wie die Begleitung und Unterstützung von Kundenterminen und Projekten. Außerdem habe ich seit Beginn die Möglichkeit, mich Tätigkeiten zu zuwenden, von denen ich vorher nicht geglaubt hätte sie anzugehen – wie beispielsweise das Schreiben dieser eigenen Beitragsreihe. Auch ohne Zugehörigkeit zur Influencer-Elite veröffentliche ich unsere Beiträge neben unserer Website gerne auch auf Social-Media-Kanälen wie LinkedIn.

Ich hoffe sehr, Ihnen hat meine etwas andere Art von Beitrag gefallen und freue mich darauf, weiter über meine Erfahrung in einem agilen Unternehmen zu berichten, das zudem zu einem der familienfreundlichsten in Deutschland zählt.

Autorin:
Nicole Salomon ist Junior Beraterin bei KHRC. Sie erreichen sie unter nicole.salomon@khrc.de


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